Contratar y Gestionar Aprendices SENA: Guía para Empresas
Vincular aprendices no termina con la firma del contrato. Para muchas áreas de Gestión Humana, el verdadero desgaste empieza después: hacer seguimiento a cada etapa, mantener la documentación al día y lograr que el aprendiz realmente aporte a la operación. Si tu empresa debe cumplir con la cuota de aprendizaje, entender cómo contratar aprendices SENA y cómo gestionarlos durante todo el proceso te ayuda a evitar errores, reducir la rotación y aprovechar el talento que vinculas.
En esta guía te explicamos el proceso paso a paso, qué debes controlar mientras dura el contrato y cómo un instituto de formación puede asumir buena parte de esa carga.
¿Cómo contratar aprendices SENA? Proceso paso a paso
Contratar aprendices es un proceso con pasos claros. Si los defines desde el inicio, la vinculación fluye con mucha menos fricción.
Define cuántos aprendices necesita tu empresa
El primer paso es calcular tu cuota de aprendizaje según el número de trabajadores de tu empresa. Esa cifra determina cuántos aprendices debes vincular o, en su defecto, cuántos cupos tendrías que monetizar. Revisar este número con anticipación te permite planear el proceso sin afanes de última hora.
Identifica los perfiles y programas que te sirven
No todos los aprendices aportan lo mismo a todas las áreas. Antes de vincular, define en qué procesos van a hacer su práctica. Si tu operación necesita talento en atención al usuario, apoyo administrativo o procesos comerciales, conviene elegir programas formativos alineados con esas funciones, como el Técnico en Call Center y Servicio al Cliente, el Técnico Laboral en Auxiliar Administrativo o el Técnico en Mercadeo y Ventas.
Selección y formalización del contrato
Con el perfil claro, sigue la selección del aprendiz y la formalización del contrato de aprendizaje. Aquí es importante tener claras las condiciones de cada etapa, la duración y las obligaciones de la empresa. Si quieres revisar la mecánica legal en detalle, te lo explicamos en nuestra guía sobre cómo funciona un contrato de aprendizaje para tu empresa.
Gestión de aprendices SENA: qué debes controlar durante el contrato
Una vez vinculado el aprendiz, la gestión es lo que marca la diferencia entre una práctica que funciona y una que termina en deserción o en una observación por incumplimiento.
Seguimiento de la etapa lectiva
Durante la etapa lectiva el aprendiz se forma en la institución educativa. Tu papel es mantener comunicación con quien lo forma, verificar que asista y que avance en su programa, y tener claro cuándo estará disponible para iniciar su práctica en tu empresa.
Seguimiento de la etapa productiva
Cuando el aprendiz llega a tu operación, necesita un plan de práctica: funciones definidas, una persona responsable de acompañarlo y objetivos claros. Sin esa estructura, es común que el aprendiz termine haciendo tareas que no corresponden a su formación o sin entender qué se espera de él.
Apoyo de sostenimiento y seguridad social
La gestión también incluye cumplir con el pago oportuno del apoyo de sostenimiento y mantener la afiliación a seguridad social del aprendiz, conforme a la normativa vigente. Son obligaciones sencillas en teoría, pero que exigen control mensual para no generar inconsistencias.
Errores frecuentes al contratar y gestionar aprendices
Estos son los descuidos que más vemos en las empresas que gestionan su cuota por cuenta propia:
- Asignar perfiles que no corresponden al área, lo que genera desmotivación y bajo aprovechamiento de la práctica.
- No tener un plan de práctica definido, de modo que el aprendiz no sabe qué se espera de él.
- Descuidar la gestión documental, que luego complica los reportes ante el SENA.
- No hacer acompañamiento constante, una de las principales causas de rotación y de abandono del contrato.
Todos son evitables con un proceso ordenado y, sobre todo, con alguien que se encargue de hacerles seguimiento de forma continua.
Cómo un instituto de formación simplifica el proceso
Cuando tu empresa se apoya en un instituto de formación, la selección, la preparación del aprendiz y el seguimiento durante ambas etapas quedan en manos de quien ya conoce el proceso. Eso libera a tu equipo de Gestión Humana y te permite recibir aprendices ya orientados a las funciones que tu operación requiere.
En Cresco by IPLER acompañamos a las empresas durante todo el ciclo, desde la formación hasta la etapa productiva, respaldados por más de 50 años de experiencia de IPLER en formación técnica. Si quieres conocer cómo funciona este acompañamiento, revisa nuestra guía sobre cómo un instituto te ayuda a cumplir tu cuota SENA en Bogotá. Y si todavía tienes dudas sobre si puedes hacerlo con una entidad distinta al SENA, te las resolvemos en este artículo sobre instituciones diferentes al SENA para cumplir tu cuota de aprendizaje.
¿Listo para ordenar la gestión de tus aprendices? Contáctanos y cuéntanos qué perfiles necesita tu empresa.